Reiseregninger og utlegg – Visma Expense
Postet av Norges Hundekjørerforbund den 3. Okt 2019
I forbindelse med at Norges Idrettsforbund og dermed Norges Hundekjørerforbund endret økonomisystem fra og med 1/1 2019, er rutinene for fakturering og utbetaling av utlegg, samt honorarer endret.
Dette har betydning for alle som har krav på refusjon fra Hundekjørerforbundet. Dette kan for eksempel være landslagsutøvere, reiseledere, dommere og kursledere osv.
REISE OG OPPDRAG FOR HUNDEKJØRERFORBUNDET
For å besørge rett økonomisk håndtering for de som påtar seg oppdrag for Hundekjørerforbundet, eller som har krav på refusjon av reise og andre kostnader, er det implementert nye rutiner for utbetaling av utlegg og honorar.
Dette innebærer at de som har krav på utlegg og skal motta honorar må registrere seg i, og ta i bruk Expense. Utbetalingene skjer en ganger per måned; den 10.
UTBETALINGER VIA EXPENSE
Norges Idrettsforbund tok i bruk Expense sommeren 2015. Dette er et enkelt system som gir tilgang til (gamle) data, dokumentasjon og sporbarhet. Per i dag er det nærmere 800 unike brukere registrert i systemet, og Norges Hundekjørerforbund tok dette i bruk fra og med 1. Mars 2019. Alle krav om utleggsgodtgjørelse skal derfor fra og med 1. mars legges inn i Expence innen 14 dager etter endt oppdrag.
HVORDAN BLI EXPENSE-BRUKER
Alle som gjør oppdrag for NHF og som skal ha refundert utgifter må sende en epost til
stinerudshavn.jacobsen@idrettsforbundet.no med følgende personopplysninger:
• For og etternavn
• Adresse
• Postnummer og poststed
• Fødselsnummer
• Bankkontonummer
• E-post adresse
Innen 2 virkedager vil man få en aktiverings e-post fra Visma Expence for å ta systemet i bruk. Se vedlegg for fremgangsmåte. Avdeling og prosjektnummer som de ulike utleggene skal føres på, fås av generalsekretær.
Les mer om rutinene og hvordan det nye systemet skal tas i bruk